Al cumplirse casi dos años de mi desempeño como asistente de archivo en la Oficina Provincial, y ante las frecuentes preguntas de ¿qué haces?, ¿en qué te ocupas?, ¿qué papeles manejas hoy? etc., trataré de dar respuesta indicando algunos matices del trabajo y señalando la dirección, sentido y función del archivo de la Curia Provincial.

Pero antes de entrar en materia quisiera hacer tres indicaciones:

En primer lugar, deberíamos hacer un reconocimiento público al P. Roberto Martialay S.J., por el ingente trabajo realizado durante más de 20 años en el cargo de Archivero Provincial.

En segundo lugar, habría que observar que el cuidado y actualización del archivo depende del P. Socio, con el cual formamos equipo Adrián Jiménez y un servidor.

En tercer lugar, se han tenido que tomar en cuenta los lineamientos recibidos desde la Curia General sobre los documentos que han de ser archivados y en el orden sugerido.

Este tercer aspecto obligó a acondicionar espacios para mejorar los requisitos de ubicación de los diversos archivos: General, Jurídico-Administrativo, Audiovisual, Digital y la Biblioteca de publicaciones de los jesuitas.

Una vez habilitados los espacios se comenzó en el Archivo General con el análisis de los expedientes de los jesuitas activos, y para tal efecto se elaboró un listado de documentos que debía contener cada carpeta desde la solicitud o petición de entrada al noviciado hasta los últimos votos, tal como fue requerido desde Roma. Recuerden que se hizo un llamamiento para la entrega de los documentos faltantes.

Dentro de la restructuración del Archivo General se hizo un levantamiento de información de todas las Obras de la Provincia (actuales y las ya inexistentes) para reorganizar el archivo de acuerdo al nuevo orden.

Los expedientes de los ya inactivos, bien sea por defunción, dimisión o regreso a su Provincia de origen, estaban todos mezclados y hubo que reorganizarlos de acuerdo a esas mismas categorías. También se actualizaron los libros de registro de la Provincia hasta el año 2020: Admisiones, Primeros Votos, Órdenes Menores y Mayores, Últimos Votos, Superiores y Vicesuperiores, Difuntos y Dimitidos.

Se puso al día el documento “Summarium Vitae Defunctorum” desde el año 1974 hasta el 2020.

En el Archivo Administrativo Jurídico se ha hecho la revisión de 78 carpetas con papeles de propiedad, actas constitutivas, estatutos, poderes y demás instrumentos legales que permiten justificar y dar soporte legal a propiedades, operaciones, registros, certificaciones notariales y demás requisitos. Algunos de los documentos deberán ser reubicados en carpetas relativas a Obras con cuya relación tendrían mayor coherencia. Varios papeles fueron descartados por estar repetidos, o por no tener vigencia al ser muy puntales y no existir relación ni razón de continuidad con referencias precedentes o subsiguientes.

El Archivo Audiovisual es todavía tarea pendiente ya que hay que recopilar mucho material existente entre fotos, planos, videos, etc. Que deben ser clasificados y elegir un sistema de resguardo adecuado que garantice la preservación de los materiales.

En cuanto al Archivo Digital, aunque ya en el servidor se puede acceder a documentos, fotografías y una notable variedad de archivos, todavía existen de manera muy incipiente y requiere la digitalización de gran cantidad de documentos y materiales. También se requerirá la compra de un sistema informativo (software) que centralice e integre toda la información de la Provincia con las medidas de seguridad pertinentes que garanticen el resguardo la data.

La Biblioteca está integrada por las publicaciones de los jesuitas de la Provincia, además de los catálogos, las noticias de la Provincia, las revistas y los artículos de prensa relativos a personas u obras de la Compañía. El objetivo es mantenerla actualizada y para ello se recuerda que los autores deben enviar un ejemplar de cada publicación a la Curia General y otro a la Curia Provincial. (cfr. P. Q. 15,5).

Como se puede deducir es mucho el trabajo que queda por hacer; además de mantener actualizado el archivo con el quehacer del día a día, el acceso a las nuevas tecnologías hará posible llegar a la información para cualquier objetivo, ya sea un trabajo de investigación o la consulta de algún dato curioso. Siempre habrá que tener en cuenta que existen documentos reservados a los que no se podrá acceder.

En un futuro haremos visitas a Obras y comunidades con el fin de compartir información y decidir si algún material debe ser trasladado al Archivo Provincial.

Por último, habrán podido apreciar que la publicación de las Noticias de la Provincia de Venezuela aparece un apartado titulado “Memoria Viva”. Se selecciona alternativamente un Padre o un Hermano y se reconstruye una pequeña biografía con los materiales del archivo para rememorar y visibilizar la vida de jesuitas ya fallecidos con la finalidad de fortalecer la identidad de la Compañía de Jesús en Venezuela. De igual manera esa Memoria Viva va acompañada por algún documento gráfico relativo a Obras o acontecimientos del pasado. Esta memoria viva va bajo la firma de Adrián Jiménez.

No sé si con estas informaciones se habrá resuelto alguno de los interrogantes que planteaba en la introducción, y si se podrá apreciar en qué dirección va el archivo.

Estamos a la orden para lo que podamos ayudar A.M.D.G.

José Luis (Ñato) Martínez, S.J.

Asistente de Archivo